Wie funktionieren die Google-Office-Tools, über die wir mit Kunden zusammenarbeiten?

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EDV-Tutorials

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In der Zusammenarbeit mit Kunden verwenden wir sehr häufig Programme, die hohe Datenschutz-Standards haben und für die gemeinsame Bearbeitung mehrerer Personen optimiert sind.

Hier eine kurze Übersicht:

  1. Für Video-Telefonie nutzen wir Google Meet.
  2. Für gemeinschaftliche Textbearbeitung nutzen wir Google Docs.
  3. Wenn wir Tabellenfunktionen benötigen, nutzen wir Google Sheets.

Video-Telefonie via Google Meet

Keine externe Software nötig – volle Funktionsweise im Browser.

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Anmerkungen zum Google-Meet-Video:

  1. Der Link ist im Video natürlich nur im Vollbild-Modus halbwegs lesbar. Du bekommst den Link aber sowieso vor jedem Meeting. Entweder von mir manuell, über meine Buchungssoftware oder du schaust auf deine persönliche Startseite in der Academy.
  2. Der “Jetzt-Einblenden”-Button ist in der Ecke, ganz rechts unten neben der Sprecher-Einblendung
Hangouts Meet vor dem ersten Anruf testen?
Hangouts Meet vor dem ersten Anruf testen?

Wenn du ein paar Dinge vorab prüfst, können wir ohne Verzögerung in den Anruf starten:

  • Schritt 1: Das beste Gerät ist ein PC oder ein Laptop mit integrierter oder externer Webcam (Produktempfehlung*) und dem bereits installierten Chrome-Browser (gerne auch als ausgewählter Standard-Browser, dazu ist hier eine Anleitung)
  • Schritt 2: Rufe an diesem Rechner den Meeting-Link schon vorab einmal auf. Dein Browser wird dich fragen, ob er Kamera und Mikrofon verwenden darf – das musst du natürlich zulassen.
  • Schritt 3: Sobald du den Browserzugriff auf Mikro und Kamera erlaubt hast, solltest du dich auf dem Startbildschirm bereits selbst sehen können. Siehst du in der Bildmitte nur ein schwarzes Feld mit dem Hinweis “Keine Kamera gefunden”, klicke auf die drei Punkte links oben auf dem schwarzen Feld und gehe auf “Einstellungen”. Stelle sicher, dass dort die richtige Kamera ausgewählt ist und du dich im Anschluss bereits selbst sehen kannst.

Auch nach Schritt 3 siehst du dich noch nicht selbst? Dann führe diese Schritte aus:

  • Schritt 1: Nutzt du Windows und dort gelegentlich Skype? Dann beende es, möglicherweise ist es aktiv und blockiert die Kamera. Das effektivste Vorgehen dafür: Drücke die Tastenkombination STRG+ALT+ENTF und wähle “Taskmanager” aus. Klicke dort rechts unten auf “Mehr Details”.
  • Schritt 2: Klicke oben auf den Reiter “Details”, markiere ein beliebiges Element und drücke so oft die Taste “S”, bis du zu Einträgen kommst, die eindeutig etwas mit Skype zu tun haben. Mache auf jedes dieser Elemente einen Rechtsklick und wähle “Task beenden” (Wichtig: Bitte mache das nur bei diesen Elementen, sonst kann dein PC abstürzen).
  • Schritt 3: Gehe im Task-Manager auch noch auf den Reiter “Autostart” und suche dort ebenfalls nach einem Eintrag von Skype. Ebenfalls ein Rechtsklick und Klick auf “Deaktivieren”. Schließe nun den Task-Manager und starte Windows neu.
Was tun bei Fehlermeldung?
Was tun bei Fehlermeldung?

Lösungsvorgehen bei Fehlermeldung: “Google Meet funktioniert nicht in deinem Browser”

  • Schritt 1: Prüfen: Wurde der Link wirklich in Google Chrome geöffnet? Firefox funktioniert meist auch, Safari aktuell (Stand: 11.10.2018) definitiv nicht!
  • Schritt 2: Wenn die Fehlermeldung auch im Chrome-Browser erscheint, den Link in einem neuen Inkognito-Tab öffnen (die Fehlermeldung könnte durch eine Browser-Erweiterung verursacht werden, im Inkognito-Modus sind diese alle deaktiviert)
  • Schritt 3: Firefox-Browser ausprobieren und den Link darin öffnen
  • Schritt 4: Chrome neu installieren, vorher ggf. Lesezeichen exportieren und nach Neuinstallation wieder importieren, damit diese nicht verloren gehen

Textbearbeitung: Google Docs

Ein Google Doc kann von mehreren Menschen gleichzeitig bearbeitet werden und es gibt eine hervorragende Kommentar-Funktion. Damit es übersichtlich bleibt und man nicht ständig Dokumente in Mailanhängen verschicken muss: Alle Google Docs liegen in der Cloud.

(Was ist eine Cloud? Wie funktioniert so was? Erklärung für Technik-Einsteiger in diesem Youtube-Video).

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Tabellen: Google Sheets

Alle Vorteile von Google Docs gelten auch für die Tabellenkalkulation Sheets. Wer sich in Microsoft Excel auskennt, findet sich auch hier schnell zurecht. Auch die meisten Formeln aus der Microsoft-Welt funktionieren hier genauso.

Wir nutzen Google Sheets vor allem für die Erfassung von Kennzahlen und für das Erstellen von SEO-Recherchen und -Trackings.

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