Selbstständig als Coach 2 – Die Gründung

Start in die Selbstständigkeit

Stehen Sie noch vor der finalen Entscheidung, ob eine Selbstständigkeit als Coach oder (Paar-)Berater für Sie das Richtige ist? Dann finden Sie hier im 1. Teil der Serie hilfreiche Infos – oder Sie gehen zum Überblick.

Falls die Entscheidung bereits gefallen ist, sind Sie hier im 2. Teil der Serie genau richtig!

Ich helfe durch den Bürokratie-Dschungel und liefere einen kleinen Leitfaden:

Beginnen wir am Anfang:

Was wird eigentlich gegründet?

Selbstständig als Coach - welches Geschäftsmodell

Frisch ausgebildete Coaches und Berater*innen kennen zwar ihre fachlichen Aufgaben. Sie haben aber noch keine Erfahrung, was den Berufsalltag betrifft.

Und es gibt auch nicht die eine Erfahrung. Stattdessen sind mehrere Settings denkbar – drei davon stelle ich hier an realen Beispielen vor:

Setting 1: Online-Coaching-Business für Privatkunden

Melanie Mittermaier ist im deutschen Markt mittlerweile die Expertin, wenn es um ganz bestimmte Paar- und Beziehungskrisen geht. Wenn jemand fremdgegangen ist oder betrogen wurde und nach diesen Themen auf Google sucht, kommt er an Melanie nicht vorbei.

Melanie führt dabei keine klassische Paarberatungspraxis vor Ort. Ein Großteil Ihres Arbeitstages besteht darin, Online-Coachings über Video-Meetings zu geben, Ihre Social-Media-Kanäle zu verwalten und Inhalte wie Texte oder Videos zu erstellen. Ihre Kunden sind Privatpersonen, die Melanie selbst bezahlen.

Solche Geschäftsmodelle haben einen sehr klaren thematischen Fokus (hier: durch Fremdgehen ausgelöste Beziehungsprobleme) und haben in der Regel einen digitalen Schwerpunkt.

Voraussetzungen: Für ein erfolgreiches Online-Coaching-Business braucht es eine gute Grundlage an digitalen Kompetenzen. Melanie hat sich in Social-Media-Kanäle und diverse Softwares eingearbeitet und sich zum Beispiel zu Suchmaschinen-Optimierung weitergebildet. Und natürlich verfügt sie über mehrere Aus- und Weiterbildungen.

Selbstständig als Online-Paarberaterin

Setting 2: Paar- und Sexualtherapie-Praxis

Bettina Schimanski führt Ihre Praxis in Bochum. Ihre Kunden kommen zu ihr und bringen alle möglichen Paarprobleme mit.

Auch Bettina hat einen Internetauftritt – der aber deutlich überschaubarer ist (und sein darf!). Hier genügt es, wenn sie über die Google-Suche für Begriffe wie “Paartherapie Bochum” gut auffindbar ist und sich über die Jahre ein Empfehlungsnetzwerk zufriedener Klient*innen aufgebaut hat.

Bettina positioniert sich nicht wie Melanie über ein Thema, sondern über ihr Angebot (Paar-und Sexualtherapie). Dafür arbeitet sie ebenfalls für Privatkunden, die sie selbst bezahlen.

Voraussetzungen: Hier braucht es vor allem Praxis-Räume vor Ort und eine entsprechende Finanzierung, da diese nicht von Anfang an mit Klienten gefüllt sein werden. Die Anforderungen an digitale Fähigkeiten sind überschaubar. Dafür braucht es eine Ausbildung als Paartherapeut*in (dazu hier mehr).

Selbstständig als Paar- und Sexualtherapeutin

Setting 3: B2B-Consulting

Alexandra Schollmeier bietet Design-Thinking-Workshops für Teams an. Sie ist also als B2B-Coach tätig, d.h. sie arbeitet mit Business-Kunden zusammen.

Ihr Arbeitsalltag ist dementsprechend stärker von Workshops, Preisverhandlungen und Dienstreisen geprägt. Sie fällt auch unter die Berufsbezeichnungen Coach und Beraterin, aber ihr Arbeitsalltag unterscheidet sich noch einmal stärker von den ersten beiden Settings, weil Sie selten stundenweise und häufiger für ganze Tage gebucht wird.

Voraussetzungen: Räumlichkeiten brauchte Alex zum Start nicht. Dafür helfen Reisebereitschaft, ein internationales Profil und ein gutes berufliches Netzwerk. Und ebenfalls eine fundierte Ausbildung.

Selbstständig als Coach - Business Consulting

Exkurs: Berufsbezeichnungen und Begrifflichkeiten

Selbstständig als Coach - Begriffschaos

In Coaching und Beratung gibt es unzählige Berufsbegriffe und von jedem wieder mehrere Varianten. Eine klärende Übersicht mit dem Hinweis, dass die hier gesteckten Grenzen in der Realität selten so klar sind:

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Personal- und Business-Coaching?

Es gibt mehrere Bedeutungen:

  1. Personal- oder auch Life-Coaching kann bedeuten, dass die Themen der Klient*innen eher privater Natur sind. Meistens sind selbstzahlende Privatkunden hier die Zielgruppe.
  2. Business-Coaching, oft auch Führungskräfte-Coaching, hilft beim Lösen beruflicher Herausforderungen. In größeren Unternehmen gibt es oft Coach-Pools und Führungskräfte können sich regelmäßig Coaches aussuchen, um mit diesen zu arbeiten – die Rechnung übernimmt dann der Arbeitgeber. Hier gibt es viele Überschneidungen zu Führungskräfte- und Personalentwicklung.

Was ist der Unterschied zwischen Paartherapie und Paarberatung?

Meistens werden beide Begriffe synonym benutzt. Eine sinnvolle Unterscheidung könnte so aussehen:

  1. Wenn (psychologische) Psychotherapeut*innen eine klinische Therapie durchführen und den Partner mit einbeziehen, wäre die Bezeichnung Paartherapie sehr treffend. Alternativ ist die Paartherapie hier eine Ergänzung im Portfolio, die auch außerhalb von klinischen Therapie-Sitzungen angeboten wird – dann aber besser Paarberatung heißen sollte.
  2. Wenn selbstständige Paarberater*innen, die nicht klinisch-therapeutisch arbeiten, Paaren bei Beziehungskrisen und Eheproblemen helfen, passt die Bezeichnung Paarberatung perfekt.

Diese Unterscheidung wird in der Realität selten klar umgesetzt. Für Sie ist wichtig: Wenn Sie keinen klinisch-psychologischen Hintergrund haben, bieten Sie eigentlich Paarberatung an. Um gut über Google gefunden zu werden, kommen Sie aber trotzdem nicht um den Begriff Paartherapie herum.

Übrigens: Der Begriff Psychotherapie ist nicht geschützt, jeder kann das anbieten. Aber um den Beruf auszuüben, ist mindestens eine Heilerlaubnis nach §1 des Heilpraktikergesetzes notwendig. Mehr Details dazu hier.

Und was ist Sexualtherapie?

Parallel zur optimalen Unterscheidung zwischen Paartherapie und -beratung gilt auch hier:

  1. Sexualtherapie kann eine klinische Behandlung psychisch-sexueller Traumata oder Störungen sein.
  2. Sexualberatung hilft bei Beziehungsproblemen mit sexuellem Schwerpunkt aber ohne Krankheitswert. Und natürlich auch bei sexuellen Herausforderungen, vor denen Singles stehen.

Auch hier ist die Unterscheidung in der Realität nicht scharf. Wenn Sie keinen klinischen Hintergrund haben, kommt für Sie die zweite Variante in Betracht. Und diese können Sie z.B. gut in Verbindung mit Paarberatung anbieten.

Selbstständig als Coach - die Gründung

Vorbereitung der Gründung

Rechtlicher Hinweis: Alle Angaben hier sind regelmäßig aktualisiert und nach bestem Wissen und Gewissen – aber ohne Gewähr. Bitte sprechen Sie Details mit Experten aus den jeweiligen Bereichen Recht, Steuern, Finanzen und Versicherungen ab.

Und noch ein persönlicher Hinweis:

Bei der Gründung einer Selbstständigkeit lässt sich ein kleiner Sprung ins kalte Wasser nicht vermeiden. Lesen Sie sich alle Infos durch, aber bedenken Sie: Manchmal genügt es, Probleme erst dann zu lösen, wenn diese direkt anstehen.

Sie müssen und können sich nicht perfekt für die Gründung einer Selbstständigkeit vorbereiten. Es reicht, wenn Sie sich gut vorbereiten. Ein kleiner, aber feiner Unterschied, der oft darüber entscheidet, ob die Gründung es über die Planungsphase hinaus schafft.

Die Gründung selbst (Freiberuflichkeit)

In den meisten Fällen arbeiten Berater und Coaches als Einzelunternehmer*innen. Und meist auch in der Sonderform der Freiberuflichkeit.

Das heißt: Es entfallen der Gang zum Notar, komplizierte Buchhaltungsmethoden und schwierige Steuerregelungen.

Die Gründung besteht hier nur aus dem Ausfüllen und Versenden des sog. Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.

Steuerliche Erfassung der Freiberuflichkeit

Diesen Fragebogen können Sie hier lesen, ausfüllen und ausdrucken.

Und im Anschluss an Ihr Finanzamt schicken – das für Sie zuständige können Sie hier herausfinden. Falls Sie Fragen haben, sprechen Sie Ihren Steuerberater oder mich dazu an. Ich helfe gerne beim Ausfüllen.

Ob Ihre Tätigkeit in dieser Form genehmigt wird ist leider immer eine Einzelfallentscheidung und hängt von Bundesland und Sachbearbeiter*in ab. Coaching- und Beratungstätigkeiten werden meiner Erfahrung nach aber fast immer als freiberufliche Tätigkeit anerkannt. Mehr Infos zur Freiberuflichkeit finden Sie hier.

Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie vom Finanzamt dann eine Steuernummer, die z.B. auf Ihren Rechnungen aufgeführt werden muss.

Kleinunternehmerregelung

In der Regel empfehle ich auch, zum Start die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. 

Diese erleichtert Steuererklärungen und befreit Sie von der Umsatzsteuer. Das ermöglicht es Ihnen, Privatkunden günstigere Preise anzubieten. Hier genügt die Info an Ihre Steuerberatung und ein entsprechender Hinweis auf Ihrer Rechnung. Mehr dazu hier.

Bedenken Sie, dass Sie möglicherweise umsatzsteuerbefreit sind, wenn Sie Ihrer Tätigkeit als Heilpraktiker*in Psychotherapie nachgehen. Mehr zu diesem Thema hier.

Besonderheiten für Heilpraktiker

Falls Ihre Tätigkeit unter das Heilpraktikergesetz fällt:

Denken Sie hier nicht nur generell an Werbe-Einschränkungen (mehr Infos hier), sondern auch an die Meldepflichten bei diesen Stellen:

  • Gesundheits- bzw. Ordnungsamt (hier finden Sie das für Sie zuständige)
  • Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege
  • Finanzamt

Wird eine Gewerbeanmeldung benötigt?

Solange Sie als Freiberufler arbeiten und nicht planen, digitale (Online-Kurs) oder analoge (Buch) Produkte zu verkaufen, benötigen Sie keine Gewerbeanmeldung.

Oft macht es Sinn, das Dienstleistungs-Portfolio um Produkte zu ergänzen. Ich empfehle dann aber den Vertrieb über eine Plattform wie Amazons KDP (für Bücher) oder Digistore24 bzw. Elopage (für alles andere). Diese fungieren dann als Zahlungsdienstleister und Händler und somit als Gewerbetreibender.

Sie übernehmen dann nur die Inhaltserstellung im Rahmen Ihrer Freiberuflichkeit. Die rechtliche Feinabstimmung bei diesem Thema nehmen Sie bitte mit Steuerberaterin und ggf. Rechtsanwalt vor.

Selbstständig als Coach - Finanzierung

Investitionen und Finanzierung

Diese drei Fragen sollten Sie im Rahmen Ihrer Finanzierungsplanung beantworten:

  1. Wie lange brauchen Sie, um von Ihrer Selbstständigkeit gut leben zu können?
  2. Wie stellen Sie für diese Zeit Ihren Lebensunterhalt sicher?
  3. Welche weiteren Kosten entstehen, etwa für Praxis-Miete und Erstellung von Werbematerialien?

Mein Tipp: Machen Sie diese Rechnung einmal und überlegen Sie dann, ob es für Sie in Frage kommt, eine eventuell entstehende Finanzierungslücke durch ein Darlehen (etwa von der KfW) zu schließen. Und informieren Sie sich am besten auch direkt über den sogenannten Gründungszuschuss.

Brauche ich einen Business-Plan?

Wenn Sie ein Darlehen aufnehmen wollen, brauchen Sie einen formalen Business-Plan. Dazu finden Sie hier mehr Infos.

Zusätzlich hilft ein Business-Plan immer dabei, sich schon vor der Gründung einen Eindruck über das eigene Vorhaben zu verschaffen.

Meine Minimal-Empfehlung: Halten Sie alle wichtigen Überlegungen knapp in einem Word-Dokument fest und aktualisieren Sie das regelmäßig.

Wofür sollte ich am Anfang Geld ausgeben?

Auch dazu ein paar Vorschläge aus meiner konkreten Erfahrung:

  1. Bevor Sie Geld in Flyer, Visitenkarten, eine Website oder andere Werbungsmöglichkeiten investieren: Lassen Sie sich von einem Profi beraten, was, wie und in welcher Reihenfolge passieren sollte. Sonst haben Sie viel Geld für Werbemittel ausgegeben, die wunderschön aussehen, aber nicht funktionieren.
  2. Nach einer Marketing-Beratung können Sie Ihr Budget gezielt in einen Internetauftritt investieren – und darin, dass dieser Auftritt auch von potenziellen Kunden gefunden wird (dieser zweite Schritt wird gerne vergessen). Planen Sie für den Start ein Marketing-Budget von maximal 5.000 € ein. Alle weiteren Ausgaben sollten sich dann schnell refinanzieren

Mehr Infos zu einer Marketing-Beratung erhalten Sie in einem kostenfreien Vorgespräch.

Rechnungen, Kontoführung und Buchhaltung

In jedem Fall müssen Sie Ihren Kunden Rechnungen schreiben. Und Ihre Kunden sollten diese Rechnung dann auf ein Geschäftskonto überweisen.

Verschiedene Rechnungsvorlagen, die formalen Ansprüchen genügen, finden Sie hier. Noch besser ist es, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden. Mein Tipp: LexOffice, hier genügt Ihnen i.d.R. die günstigste Version.

Mein Tipp für ein Geschäftskonto: Kontist*. Hier haben Sie die Möglichkeit, eingehende Zahlungen direkt so zu kategorisieren, dass sowohl Einkommens- als auch Umsatzsteuer direkt abgezogen werden.

Das beugt einem häufigen Fehler frischgebackener Selbstständiger vor: Es verhindert, dass Steuereinnahmen versehentlich dem eigenen Vermögen zugerechnet werden.

Versicherungen und Steuern

Als Heilpraktiker benötigen Sie laut Artikel 17 der Berufsordnung eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Strafrechtsschutzversicherung (Quelle).

Für alle anderen Coaches und Berater empfehle ich eine Berufshaftpflicht-Versicherung. Zumal es diese oft für einen nur geringen Aufpreis im Paket mit einer unbedingt empfehlenswerten Privathaftpflicht-Versicherung gibt.

Falls Sie planen, im B2B-Bereich zu arbeiten, sollten Sie noch eine Vermögensschaden-Haftpflicht-Versicherung nachdenken. Lassen Sie sich unbedingt kompetent beraten – am besten auf Honorar- und nicht auf Provisionsbasis. Nur dann hat Ihr Finanz- und Versicherungsberater auch finanziell eine Motivation, in Ihrem Sinne zu handeln.

Es gibt übrigens auch eine freiwillige Arbeitslosenversicherung für Selbstständige, dazu finden Sie hier mehr Infos. In manchen, eher seltenen Fällen kann diese eine Überlegung wert sein.

Zeitmanagement – im Alltag und langfristig

Dieses Thema wird Ihnen auf zwei Arten begegnen:

  1. Im Alltag: Wie viel Zeit verwenden Sie für Verwaltung, Marketing und Service? Wie viel können Sie direkt mit Kunden arbeiten und abrechnen? Hier empfiehlt es sich, schlanke, aber effektive Strukturen aufzubauen. Mein Tipp: Richten Sie den Fokus auf Ihre Kunden, die abrechenbare Arbeit sollte immer im Vordergrund stehen.
  2. Langfristige Planung: Welche mittel- und langfristigen Ziele setzen Sie sich? Wie lange dauert es, bis Ihre Selbstständigkeit finanziell auf stabilen Füßen steht? Je nach Ausgangssituation kann das zwei Wochen dauern oder 2 Jahre. Mein Tipp: Mit professioneller Unterstützung erreichen Sie dieses Ziel deutlich schneller als ohne.

Fazit:

Zum Abschluss möchte ich Ihnen einen ganz schlanken 3-Schritte-Plan an die Hand geben:

  1. Beginnen Sie damit, sich über das Setting klarzuwerden: Wie soll Ihre Selbstständigkeit genau aussehen?
  2. Speichern Sie diesen Artikel als Lesezeichen, um später darin nachschlagen zu können.
  3. Machen Sie sich nicht verrückt – gehen Sie Ihren Weg Schritt für Schritt und versuchen Sie, sich nur auf den nächsten Schritt zu konzentrieren.

Viel Erfolg!

Herzliche Grüße,

Nils von Love to Help

PS: Mehr über die Gewinnung der ersten Klienten erfahren Sie im dritten Artikel dieser Serie.

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